1. Schulungsmanagement für Unternehmen
Schulungsmatrix ist eine browserbasierte Software der Mabudev UG (haftungsbeschränkt) zur Verwaltung betrieblicher Schulungen, Qualifikationen und Nachweise. Der Zugang wird für Ihr Unternehmen manuell eingerichtet. Berechtigte Personen nutzen die Anwendung am Computer, Tablet oder Smartphone.
Das individuelle Angebot legt Ihr Nutzungspaket, den Preis und den Vertragsbeginn fest. Ergänzend gelten die AGB einschließlich der Regelungen zum Anbieterwechsel. Diese Leistungsbeschreibung konkretisiert den Funktions- und Serviceumfang.
2. Enthaltene Funktionen
- Schulungsmatrix: Schulungsstände und Fälligkeiten im Überblick, mit Filtern nach Abteilung, Rolle und Status sowie einer Suche nach Mitarbeitenden.
- Mitarbeitende und Organisation: Stammdaten, Abteilungen und Rollen verwalten; Schulungsstände und bisherige Teilnahmen je Person einsehen.
- Schulungskatalog und Anforderungen: Schulungen mit Versionen, Dokumentnummern und PDF-Unterlagen pflegen. Schulungen und Wiederholungsintervalle über Abteilung und Rolle sowie zusätzliche individuelle Anforderungen zuordnen.
- Schulungstermine: Termine mit Teilnehmenden planen, vorausgefüllte Teilnehmerlisten als PDF öffnen und durchgeführte Schulungen auch ohne vorherige Planung erfassen.
- Nachweise: PDF-Dateien hinterlegen oder unterstützte Fotoaufnahmen zu einer PDF aufbereiten. Nachweise und Schulungsunterlagen können von angemeldeten, berechtigten Personen des jeweiligen Unternehmens geöffnet werden.
- Unterstützte Erfassung: Bei geplanten Terminen unterstützt die lokale Dokumentenerkennung die Prüfung ausgefüllter Unterschriftenfelder auf den von Schulungsmatrix erzeugten Listen. Vorschläge müssen manuell geprüft und Teilnahmen bestätigt werden. Die Erkennung prüft nicht die Identität oder Echtheit einer Unterschrift.
- Erinnerungen und Verwaltung: Konfigurierbare E-Mail-Erinnerungen an fällige Schulungen, Benutzerkonten mit Berechtigungen und ein Änderungsprotokoll für erfasste Änderungen.
Welche Funktionen einzelne Benutzer sehen und bearbeiten können, richtet sich nach ihren Berechtigungen. Geplante Termine allein gelten noch nicht als absolvierte Schulung.
3. Mitarbeiterpaket und Vergütung
Gebucht wird eine feste Höchstzahl gleichzeitig aktiver Mitarbeitender. Der reguläre monatliche Paketpreis beträgt 49,00 € netto für bis zu 25 aktive Mitarbeitende zuzüglich 1,49 € netto je zusätzlich gebuchtem Platz. Alle Beträge verstehen sich zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer; maßgeblich ist das individuelle Angebot.
Für Personalwechsel werden zusätzlich 10 % der gebuchten Plätze, auf volle Personen aufgerundet, als kostenlose technische Reserve bereitgestellt. Bei 200 gebuchten Plätzen stehen damit 220 aktive Plätze zur Verfügung; der reguläre Paketpreis beträgt 309,75 € netto pro Monat. Die Reserve wird nicht automatisch zusätzlich berechnet.
Inaktive Mitarbeitende zählen nicht zum aktiven Limit. Ihre bisherigen Nachweise und Schulungshistorien bleiben gespeichert, sie erscheinen jedoch nicht in der aktiven Matrix und können keine neuen Teilnahmen erhalten. Eine dauerhafte Paketerhöhung wird auf Anfrage vereinbart; es gibt keine automatische Preisanpassung anhand der tatsächlichen Nutzung.
4. Dokumentenspeicher
Je Unternehmen sind 5 GB Dokumentenspeicher für Schulungsunterlagen und Nachweise enthalten. Die Dateien werden gemeinsam auf diesen Umfang angerechnet, auch wenn sie zu inaktiven Mitarbeitenden gehören. Für den direkten PDF-Upload gilt eine Grenze von 10 MB je Datei. Für Fotoaufnahmen gelten zusätzlich die im Upload angezeigten Format- und Größenbeschränkungen.
Falls Sie mehr Speicher benötigen, wenden Sie sich vorab an den Support. Eine Erweiterung und etwaige zusätzliche Kosten werden gesondert vereinbart.
5. Betrieb und Datensicherung
Die Anwendung wird bei Hetzner in Deutschland betrieben. Datenbanken und hinterlegte Dokumente werden regulär täglich gesichert. Die Sicherungen werden verschlüsselt auf einer getrennten Hetzner-Backupablage in Deutschland gespeichert. Die reguläre Aufbewahrung umfasst 14 tägliche, 6 wöchentliche und 12 monatliche Sicherungsstände.
Eine Wiederherstellung aus verfügbaren Sicherungsständen kann über den Support angefragt werden. Datensicherungen ersetzen kein dauerhaftes Archiv und ermöglichen keine lückenlose Wiederherstellung jeder einzelnen zwischen zwei Sicherungen vorgenommenen Änderung.
Wartungen und Sicherheitsaktualisierungen können die Erreichbarkeit vorübergehend einschränken. Eine feste Verfügbarkeitsquote oder Wiederherstellungszeit wird mit dieser Leistungsbeschreibung nicht zugesagt.
6. Support
Support zur Einrichtung, Bedienung und bei technischen Problemen erhalten Sie per E-Mail an support@schulungsmatrix.de. Sie erhalten innerhalb von 24 Stunden eine erste persönliche Rückmeldung; eine automatische Eingangsbestätigung zählt nicht als Antwort. Für die Berechnung der 24 Stunden zählen nur Zeiten von Montag bis Freitag; gesetzliche Feiertage am Sitz der Mabudev UG (haftungsbeschränkt) sind ausgenommen. An Wochenenden und diesen Feiertagen pausiert die Antwortfrist.
Die Antwortzeit ist keine Frist für die vollständige Lösung eines Problems. Schulungsdurchführung, rechtliche Beratung und eine individuelle Prüfung betrieblicher Schulungspflichten sind nicht Bestandteil des Supports.
7. Voraussetzungen und fachliche Verantwortung
Erforderlich sind ein aktueller Webbrowser, eine Internetverbindung und aktiviertes JavaScript. Die Nutzung erfolgt über die Webanwendung; eine separate App-Installation ist nicht erforderlich. Für E-Mail-Erinnerungen müssen gültige Empfängeradressen und die gewünschten Einstellungen hinterlegt sein.
Sie bestimmen Schulungsinhalte, Anforderungen, Intervalle und die tatsächlichen Teilnahmen. Die Software unterstützt deren Organisation und Dokumentation. Sie führt selbst keine Schulungen durch und erteilt keine behördlichen oder fachlichen Qualifikationen. Die Eignung Ihrer Schulungsnachweise für betriebliche oder regulatorische Vorgaben ist von Ihnen zu prüfen.
8. Datenbereitstellung und Anbieterwechsel
Hinterlegte Nachweise und Schulungsunterlagen können von berechtigten Personen einzeln geöffnet und gespeichert werden. Ein vollständiger strukturierter Gesamtexport und das zugehörige Online-Register befinden sich derzeit noch in Vorbereitung. Ein automatisiertes Umzugstool zur direkten Übertragung in fremde Systeme steht nicht zur Verfügung.
Die vertraglichen Regelungen zum Anbieterwechsel finden Sie im Annex der AGB. Die dort vorgesehenen Export-, Abruf- und Löschverfahren werden vor Abschluss kostenpflichtiger Nutzungsverträge bereitgestellt.