Mitarbeitende zuordnen
Erfassen Sie Personen, Abteilungen und Tätigkeiten. So können Sie Schulungen Ihrem Team zuordnen und den Blick auf einen Bereich eingrenzen.
- Mitarbeiter
- Abteilung oder Bereich
- Rolle oder Tätigkeit
Schulungsmatrix Excel-Vorlage kostenlos.
Bringen Sie Mitarbeitende, Schulungen und Termine in eine gemeinsame Übersicht. Mit neun vorbereiteten Spalten und Beispielzeilen starten Sie direkt in Excel.
XLSX · ca. 4 kB · direkt und ohne E-Mail-Adresse
- 9 Spalten
- 4 Beispielzeilen
- Filter vorbereitet
Ihre Schulungsmatrix in ExcelXLSX
| Mitarbeiter | Schulung | Status |
|---|---|---|
| Max Mustermann | Arbeitssicherheit | erledigt |
| Lena Schneider | Staplerunterweisung | bald fällig |
| Anna Weber | Hygieneunterweisung | überfällig |
| Tom Fischer | Erste-Hilfe-Schulung | offen |
Schulungsmatrix1 Arbeitsblatt
Person + Schulung = eine ZeileKopfzeile fixiert
Status und Termine pflegen Sie selbst.
Alle neun Spalten kennenlernen
Ihr Einstieg in die SchulungsplanungEine Excel-Vorlage.
Eine Excel-Vorlage.
Ein gemeinsamer Schulungsüberblick.
Eine Schulungsmatrix in Excel hilft Ihnen, Schulungsanforderungen und den Stand Ihres Teams zusammenzuführen. Diese Vorlage ist als Liste aufgebaut: Jede Zeile verbindet eine Person mit einer Schulung.
Schulungsstand pflegen
Halten Sie Thema, Status und Termine zusammen fest. Die vier Beispielzeilen zeigen dir, wie ein ausgefüllter Eintrag aussehen kann.
- Schulung oder Unterweisung
- Status und Durchführungsdatum
- Nächste Fälligkeit
Nachweise vermerken
Notieren Sie, ob ein Dokument vorhanden ist, und ergänzen Sie den Ablageort. Im Bemerkungsfeld ist Platz für offene Aufgaben oder Absprachen.
- Verweis auf den Nachweis
- Bemerkungen zur Schulung
- Filter und fixierte Kopfzeile
Status und Fälligkeiten werden manuell gepflegt. Ersetzen Sie die Beispielpersonen und -termine durch Ihre eigenen Angaben. Die Vorlage bietet eine vorbereitete Struktur; automatische Terminberechnungen sind nicht enthalten.
Schulungsmatrix Excel BeispielDiese neun Spalten
Diese neun Spalten
stecken in der Datei.
Sie können die Struktur direkt übernehmen und für Ihren Betrieb ergänzen. Die Beispiele stammen aus der herunterladbaren Excel-Vorlage.
| Spalte | Beispiel aus der Datei | So nutzen Sie sie |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Max Mustermann | Ordnen Sie jede Schulung einer Person zu. Verwende einheitliche Namen; ergänzen Sie bei Bedarf eine Personalnummer als eigene Spalte. |
| Abteilung / Bereich | Produktion | Gruppiere Ihre Einträge nach Teams, Bereichen oder Standorten. Der Filter hilft Ihnen, eine Abteilung gezielt anzusehen. |
| Rolle / Tätigkeit | Maschinenbediener | Halten Sie die Tätigkeit fest, zu der die Schulungsanforderung gehört. Welche Schulungen erforderlich sind, legen Sie für Ihren Betrieb fest. |
| Schulung / Unterweisung | Arbeitssicherheit | Benennen Sie das Thema eindeutig. Für eine weitere Schulung derselben Person legen Sie eine zusätzliche Zeile an. |
| Status | erledigt | Pflege einen eindeutigen Status. Die Beispielzeilen zeigen „erledigt“, „bald fällig“, „überfällig“ und „offen“. |
| Datum der Durchführung | 2026-04-15 | Tragen Sie ein, wann die Schulung stattgefunden hat. Nutzen Sie ein einheitliches Datumsformat für Ihre eigenen Einträge. |
| Nächste Fälligkeit | 2027-04-15 | Tragen Sie den für Ihre Schulung festgelegten nächsten Termin ein. Das Beispieldatum ist keine Empfehlung für ein Wiederholungsintervall. |
| Nachweis | Unterschriftenliste vorhanden | Notieren Sie, ob ein Nachweis vorliegt und wo Sie ihn finden. Die Spalte dient als Verweis auf Ihre Dokumentenablage. |
| Bemerkung | Wiederholung einplanen | Ergänzen Sie offene Aufgaben, Absprachen oder Hinweise für die nächste Prüfung. |
Die Beispielwerte dienen zur Erklärung des Aufbaus. Legen Sie Schulungsbedarf, Wiederholungen und Dokumentation passend zu Ihrem Betrieb fest.
In vier Schritten startklarIhre Schulungsmatrix
Ihre Schulungsmatrix
in Excel erstellen.
Mit einer festen Struktur und einer verantwortlichen Person lässt sich die Vorlage als Arbeitsübersicht für ein kleines Team nutzen.
Beispiel aus der Excel-Datei
- Person
- Max Mustermann
- Bereich
- Produktion
- Schulung
- Arbeitssicherheit
- Status
- erledigt
- Nachweis
- Unterschriftenliste vorhanden
Herunterladen und Kopie anlegen
Laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage herunter und speichern Sie eine Arbeitskopie. Ersetzen Sie die vier Beispielzeilen durch die ersten Einträge Ihres Teams.
Schulungsbedarf eintragen
Legen Sie fest, wer welche Schulung benötigt. Nutzen Sie eine Zeile je Person und Schulung. Hat eine Person mehrere Anforderungen, ergänzen Sie entsprechend weitere Zeilen.
Termine und Status pflegen
Ergänzen Sie Durchführung, nächste Fälligkeit und den aktuellen Status. Vereinbaren Sie einheitliche Bezeichnungen und erweitern Sie beim Hinzufügen von Zeilen auch den Filterbereich.
Nachweise zuordnen und prüfen
Tragen Sie den Verweis auf Ihre Dokumentenablage ein. Prüfen Sie regelmäßig offene Schulungen und kommende Termine. Legen Sie fest, wer die Datei pflegt und welche Version verbindlich ist.
Damit die Übersicht aktuell bleibtExcel im Alltag:
Excel im Alltag:
Darauf kommt es an.
Für einen einfachen Start ist die Vorlage gut nutzbar. Mit diesen drei Regeln bleibt sie auch nach den ersten Einträgen nachvollziehbar.
Verantwortung klären
Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Ablageort und eine verantwortliche Person. So vermeiden Sie unterschiedliche Stände in E-Mail-Anhängen oder persönlichen Kopien.
Fälligkeiten prüfen
Plane eine feste Routine zur Durchsicht. Die eingetragenen Statuswerte aktualisieren sich nicht mit dem Datum und ersetzen keine Erinnerung an kommende Schulungen.
Ablage nachvollziehbar halten
Notieren Sie beim Nachweis einen eindeutigen Dateinamen oder Ablageort. Ein Eintrag wie „vorhanden“ allein erklärt später noch nicht, wo das Dokument gespeichert ist.
Wenn Ihre Schulungsplanung wächstWeniger Listenpflege.
Weniger Listenpflege.
Mehr Überblick fürs Team.
Mehr Abteilungen, wiederkehrende Schulungen und viele Nachweise machen die manuelle Pflege aufwendiger. Dann hilft ein zentraler Überblick, auf den Verantwortliche gemeinsam zugreifen können.
Die Schulungsmatrix verbindet Schulungsanforderungen, Fälligkeiten und digitale Nachweise. Sie sehen, was erfüllt ist, was fehlt und wo die nächste Schulung ansteht.
Schulungsmatrix als Software ansehenFunktionen, Produktansichten und Preise auf der Startseite.
Schulungsmatrix / Ihr Überblick
Anforderungen im Blick
Verknüpfe Schulungen mit Rollen und behalten Sie den Schulungsstand Ihrer Mitarbeitenden zentral im Überblick.
Erinnerungen statt Nachsehen
Lassen Sie Verantwortliche automatisch per E-Mail an fällige Schulungen erinnern.
Nachweise direkt zugeordnet
Verbinden Sie digitale Nachweise mit den passenden Schulungen und Mitarbeitenden.
Die Excel-Vorlage können Sie unabhängig davon kostenlos nutzen. Ihre vorhandenen Daten und einen möglichen Software-Einstieg schauen wir uns gerne gemeinsam an.
Gut zu wissenFragen zur
Fragen zur
Excel-Vorlage.
Alles Wichtige zum Download, zum Aufbau und zur Pflege Ihrer Schulungsmatrix in Excel.
Direkt zur Excel-DateiWas ist eine Schulungsmatrix in Excel?
Eine Schulungsmatrix in Excel führt Mitarbeitende und ihre Schulungsanforderungen in einer Tabelle zusammen. Die Vorlage verwendet eine Zeile je Person und Schulung. Abteilung, Rolle, Status, Durchführung, nächste Fälligkeit und Nachweis stehen daneben. So können Sie den Schulungsstand eines kleinen Teams an einer Stelle pflegen.
Ist die Schulungsmatrix Excel Vorlage kostenlos?
Ja. Sie können die XLSX-Datei kostenlos und ohne Anmeldung herunterladen, an Ihren Betrieb anpassen und intern nutzen. Eine E-Mail-Adresse oder ein Kundenkonto brauchen Sie dafür nicht. Die Schulungsmatrix-Software ist ein separates Angebot.
Was ist in der Excel-Datei enthalten?
Die Datei enthält ein Arbeitsblatt namens „Schulungsmatrix“ mit neun Spalten und vier Beispielzeilen. Die Kopfzeile ist fixiert, und für den vorhandenen Bereich A1:I5 ist ein Filter vorbereitet. Die Einträge zeigen einen möglichen Aufbau und müssen vor der Nutzung durch Ihre eigenen Angaben ersetzt werden.
Berechnet die Vorlage Fälligkeiten und Status automatisch?
Nein. Status und Datumsangaben sind in dieser Vorlage eingetragene Werte. Sie pflegen sie selbst; die Datei enthält keine Formeln zur Fälligkeitsberechnung und keine automatische Ampel oder E-Mail-Erinnerung. Die Beispielstatus beschreiben keine aktuelle Bewertung der eingetragenen Termine. Prüfen Sie Ihre Angaben deshalb regelmäßig.
Wie ergänzen Sie ich weitere Mitarbeitende und Schulungen?
Fügen Sie für jede Kombination aus Person und Schulung eine eigene Zeile hinzu. Wenn eine Person mehrere Schulungen benötigt, kommt sie entsprechend mehrfach vor. Erweitern Sie anschließend den Filterbereich, damit die zusätzlichen Zeilen beim Filtern berücksichtigt werden. Legen Sie einheitliche Bezeichnungen für Abteilungen, Schulungen und Status fest.
Kann ich die Vorlage in anderen Tabellenprogrammen öffnen?
Die Vorlage wird als XLSX-Datei bereitgestellt und lässt sich in Microsoft Excel bearbeiten. Andere Programme mit XLSX-Unterstützung können die Datei ebenfalls öffnen; Darstellung und Filterverhalten können abweichen. Prüfen Sie die Datei nach dem Import und speichern Sie eine eigene Arbeitskopie.
Was unterscheidet Schulungsmatrix und Qualifikationsmatrix?
Eine Schulungsmatrix konzentriert sich auf Schulungen, Teilnahmen und Wiederholungen. Eine Qualifikationsmatrix stellt häufig Fähigkeiten oder Kompetenzstufen den Anforderungen einer Tätigkeit gegenüber. Diese Vorlage erfasst Schulungen und ihre Dokumentation. Für eine Bewertung von Fähigkeiten können Sie passende zusätzliche Spalten ergänzen.
Wann lohnt sich eine Schulungsmanagement Software statt Excel?
Eine zentrale Software wird hilfreich, wenn mehrere Verantwortliche zusammenarbeiten, viele Schulungen wiederkehren oder Nachweise direkt zugeordnet werden sollen. Die Schulungsmatrix verbindet Schulungsstände, Rollenanforderungen, Fälligkeiten und digitale Nachweise. Verantwortliche können sich automatisch per E-Mail erinnern lassen.
Ihre Übersicht beginnt hierKostenlose Excel-Vorlage.
Kostenlose Excel-Vorlage.
Bereit für Ihr Team.
Laden Sie die Schulungsmatrix herunter, ersetzen Sie die Beispielzeilen und bringen Sie Ihre Schulungen in eine gemeinsame Struktur.
Excel-Vorlage herunterladen
Kostenlos · XLSX · ohne Anmeldung
Viele Schulungen verwalten? Schulungsmatrix ansehen